Programar el personal puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Hay tanto que pensar. Leyes laborales, ausencias, vacaciones y antigüedad para nombrar algunos. Los salarios de los empleados pueden representar la mayoría de los costos para dirigir un negocio, por lo que es importante optimizarlo lo mejor posible.

Es importante que la programación se realice correctamente para reducir el estrés no solo para la administración sino también para los empleados. La satisfacción laboral aumenta si permite que los empleados seleccionen una variedad de turnos y les permite intercambiar turnos con otros. Los horarios deben ser lo más consistentes posible y cualquier cambio debe comunicarse al personal. No olvides preguntar por su aporte.

Los requisitos del negocio es asegurarse de que haya suficiente personal disponible para manejar a los clientes, pero al mismo tiempo no se debe contar con un exceso de personal y desperdiciar dinero.

Afortunadamente, hay un software de programación disponible para ayudar a elevar parte del dolor. Hacen un seguimiento de las horas de trabajo, las preferencias de los empleados durante horas, así como su conjunto de habilidades y antigüedad. Hacen un seguimiento de la solicitud de los empleados a los cambios, ya sea de vacaciones, enfermedad, licencia o cambio de turnos. Si se toma en cuenta todo esto, se generará un cronograma y estará disponible para la administración y el personal.

El ausentismo ocurre, por lo que es una buena idea tener a alguien más de turno para llenar estos puestos. Busque patrones que puedan planificarse. Si su equipo ha estado trabajando muy duro, espere una enfermedad. El ausentismo también puede aumentar si es cerca de días festivos, grandes eventos o los lunes y viernes de fin de semana.

Cuando se trata de vacaciones de personal, puede solicitar al personal que envíe solicitudes de vacaciones con suficiente antelación. Esto permitirá a la gerencia ver cómo se perfila el año. El personal todavía puede cambiar de opinión, pero bloquea esas populares vacaciones de verano. También puede limitar la cantidad de personal que puede estar fuera en cualquier momento. Si lo hay, algo importante para el negocio que se avecina puede tener un período de bloqueo donde no se permiten vacaciones.

Para la administración es importante hacer un seguimiento de las ventas y el tráfico de clientes. Esto le permitirá conocer las horas de mayor actividad y los períodos de ventas estacionales en los que se requerirá personal adicional. Además, debe asegurarse de que haya suficiente personal para atender las consultas de los clientes, ya que casi no hay nada más irritante como cliente que cuando no hay nadie para hacer una pregunta.

Los empleados deben conocer las políticas de vacaciones, enfermedad y permisos de ausencia. Para vacaciones, ¿cuántos días de aviso se requieren antes de solicitar tiempo libre? Si un empleado llega tarde, ¿a quién llama? Si están enfermos, ¿están obligados a llamar o es suficiente un mensaje de texto?

Para ayudar a prevenir problemas en la programación, intente escalonar diferentes turnos. No todos tienen que comenzar a las 8 am, intente 830, 845 y 900. Incluya turnos de medio tiempo para cubrir las horas pico. Además, piense en cuándo programar eventos como reuniones, recesos y almuerzos.

No olvide pensar en programar desde el punto de vista de sus empleados. Debe tratar de adaptarse a las necesidades cambiantes de sus empleados, como las situaciones de la vida. Su personal puede estar formado por trabajadores a tiempo parcial, estudiantes, personas que tienen múltiples trabajos y padres solteros. Pueden tener una religión que no les permita trabajar ciertos días. Pueden tener otras obligaciones de su vida personal como pasatiempos y deportes de equipo.