Una declaración de trabajo define el trabajo a realizar para un proyecto. Define todos los requisitos al cliente. Incluye lo que se debe entregar, cómo y cuándo se debe completar. Estos son todos los entregables de los proyectos.

Una declaración de trabajo se usa a menudo entre un cliente y un proveedor. No debe ser una plantilla. Debe ser personalizado para el cliente. A menudo es de unas pocas páginas y debe estar bien escrita, clara, concisa y con poca ambigüedad.

Es el primer entregable que el cliente recibe a menudo poco después de una reunión inicial con el cliente. Se confirma la comprensión de lo discutido. Cuenta una historia explicando los antecedentes de la situación y lo que se necesita hacer para solucionarlo. Es un contrato simple. Documenta los términos que se han acordado en la reunión inicial.

Los componentes de la declaración de trabajo incluyen objetivos, alcance, cronograma, entregables, suposiciones, precio y aceptación. Objetivos, ¿por qué se necesita el proyecto? ¿Qué fue identificado como el problema? El objetivo es presentar una descripción general de alto nivel de la solución propuesta, incluido lo que debe hacerse para resolver el problema. Incluir cómo se medirá el éxito del proyecto. Ámbito, qué trabajo se realizará y tareas de alto nivel. Calendario, cuándo se completará el proyecto, incluida la fecha de inicio y finalización del proyecto. Entregables, los trabajos que se entregarán al cliente para su aprobación. Incluir donde se realizará el trabajo. Supuestos, cualquier cosa que haya asumido para desarrollar el alcance, los entregables y el costo del proyecto. Es importante destacar el retorno de la inversión y el valor obtenido por el proyecto. Precio, cuánto le costará al cliente, el calendario de pagos quizás se basa en los hitos del proyecto. Incluir los términos de pago. Aceptación, firma del cliente como prueba de acuerdo con todo lo que figura en la declaración de trabajo.

La declaración de trabajo no debe ser enviada por correo electrónico o por correo, debe ser parte de una presentación al cliente. Es crucial asegurarse de obtener la aceptación de un cliente antes de iniciar el proyecto. La declaración de trabajo ayuda al éxito del proyecto para todas las partes interesadas involucradas y permite una mejor comprensión de lo que será el proyecto. Consigue mayor compromiso de todas las partes. También protege a ambas partes contra cualquier disputa o malentendido.