La planification du personnel peut être difficile et prendre beaucoup de temps. Il y a tellement de choses à penser. Lois du travail, absences, congés annuels et ancienneté, pour n’en nommer que quelques-uns. Les salaires des employés peuvent représenter la majeure partie des coûts d’exploitation d’une entreprise. Il est donc important de l’optimiser au mieux.

Il est important que la planification soit bien faite afin de réduire le stress pour la direction mais également pour les employés. La satisfaction au travail augmente si vous permettez aux employés de choisir parmi différents quarts de travail et de les échanger avec d’autres. Les horaires doivent être aussi cohérents que possible et tout changement doit être communiqué au personnel. N’oubliez pas de demander leur avis.

Les exigences de l’entreprise sont de veiller à ce qu’il y ait suffisamment de personnel disponible pour gérer les clients mais également pour ne pas avoir trop de personnel ni gaspiller de l’argent.

Heureusement, un logiciel de planification est disponible pour aider à soulager une partie de la douleur. Ils suivent les heures d’ouverture des bureaux, les préférences des employés en matière d’heures ainsi que leurs compétences et leur ancienneté. Ils suivent les demandes des employés concernant les changements, qu’il s’agisse de vacances, de maladie, d’absence ou de changements d’équipe. En factorisant tout cela, un calendrier sera créé et mis à la disposition de la direction et du personnel.

L’absentéisme se produisant, il est donc judicieux de faire appel à du personnel supplémentaire pour combler ces postes. Rechercher des modèles qui peuvent être planifiés pour. Si votre équipe a travaillé très fort, attendez-vous à une maladie. L’absentéisme peut également augmenter s’il est proche des vacances, des grands événements ou des lundis et vendredis week-end.

En ce qui concerne les vacances du personnel, vous pouvez demander au personnel de soumettre les demandes de vacances bien à l’avance. Cela permettra à la direction de voir comment l’année se profile. Le personnel peut toujours changer d’avis, mais cela bloque ces vacances d’été très prisées. Vous pouvez également limiter le nombre d’employés pouvant être en poste à un moment donné. S’il y a quelque chose d’important pour l’entreprise à venir, vous pouvez avoir une période de black-out sans vacances.

Pour la gestion, il est important de suivre les ventes et le trafic client. Cela vous permettra de connaître les heures de pointe et les périodes de soldes saisonniers où du personnel supplémentaire sera nécessaire. En outre, il convient de veiller à ce qu’il y ait suffisamment de personnel pour traiter les demandes des clients, car il n’y a presque rien de plus énervant en tant que client que lorsqu’il n’y a personne pour poser une question.

Les employés doivent se familiariser avec les politiques en matière de vacances, de maladie et d’absence. Pour les vacances, combien de jours de préavis faut-il avant de demander du congé? Si un employé est en retard, qui appelle-t-il? S’ils sont malades, sont-ils obligés d’appeler ou faut-il un message texte suffisant?

Pour éviter les problèmes liés à la planification, essayez d’échelonner différents quarts de travail. Tout le monde n’a pas besoin de commencer à 8h du matin, essayez 830, 845 et 900. Incluez des postes à temps partiel pour couvrir les heures de pointe. Pensez également à la planification d’événements tels que réunions, pauses et déjeuners.

N’oubliez pas de penser à la planification du point de vue de vos employés. Vous devez essayer de répondre aux besoins changeants de vos employés, comme dans les situations de la vie. Votre personnel est peut-être composé de travailleurs à temps partiel, d’étudiants, de personnes ayant plusieurs emplois et de parents célibataires. Ils peuvent avoir une religion qui ne leur permet pas de travailler certains jours. Ils peuvent avoir d’autres obligations de leur vie personnelle comme les loisirs et les sports d’équipe.